「お取引先さまに送るメールが、丁寧にしすぎてつい長くなってしまうんです…」

OURHOMEでウェア企画を担当しているスタッフ下平。

いっしょに服作りをしてくださるお取引先さまへは、メールで依頼をすることが多く、失礼のないようにと思うほどに長文になりがちという悩みがありました。

そんな下平に、Emiがメールの書き方をアドバイス！

YouTubeでもお届け◎

☑︎丁寧サンドイッチで、メールを簡潔に！
☑︎引用をするときは、記号でわかりやすく
☑︎交渉やお断りは電話でフォロー

すぐに実践できる、伝わりやすいメールの書き方のコツをお届けします。

 

1.「丁寧サンドイッチ」で、中身を箇条書きに！

下平がお取引先さまに送った、ウェアの修正依頼のメールを見てみると、いちばん伝えたい修正内容の周りに、丁寧な言葉がてんこ盛り！

こうなるとメール全体が長くなってしまい、「読むのに時間がかかりそうだから、後で見よう」と思われ、お相手のアクションが遅れる可能性も…。

メールを送るいちばんの目的は、お相手に依頼を進めていただくこと。

すべてが丁寧すぎる文章は、逆にマイナスになってしまうことも。

そこでEmiがアドバイスしたのが、

☑︎最初と締めは丁寧に
☑︎中身は箇条書きに

する、【丁寧サンドイッチ】。

Emi新刊『伝え方ひとつで変わる わたしの毎日』より

冒頭は、お相手への感謝や具体的エピソードなど丁寧なご挨拶から。

「いつもお世話になっております。
先日の食事会、とっても楽しかったです！また是非ご一緒したいです！ありがとうございました。」

「お世話になっております。昨日のInstagram、拝見しました。〜〜がとっても面白かったです！」

など、お相手への気持ちを込めたメッセージからスタート。その後に、
「以下の内容のご確認を、よろしくお願いいたします」と続けます。

そして真ん中は、端的に箇条書きにまとめる。


下平のメールを修正するとこんな感じに。

ーーーーーー

＜Before＞
●前あきベスト
ファスナーにつきまして、ご連絡です。
シングルファスナー／ファスナー止まり下、
8cmあける長さでお願いいたします。

↓

＜After＞
●前あきベスト
シングルファスナー／ファスナー止まり下
8cmあける長さ

ーーーーーー

箇条書きにすることで、お相手はひとめで「何をすべきか」がわかるように。

そして締めは、もういちど丁寧なひとことでサンドイッチ！

「また次回商談でお会いできますこと、楽しみにしています！」
「イベント中でお忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」

これで、全体に丁寧で優しい印象が残ります◎

 

2.メールを引用するときは「>」を使う

もうひとつ、Emiが下平にアドバイスしたのが、お相手のメールを引用するときの書き方。

メールを見たときに、引用したことがパッとわかるように「>」を頭につける。

たったそれだけで、お相手に自分が送った内容に対しての返答だとすぐにわかってもらえます。

また、Ccでメールのやり取りを確認している上司にも、誰の発言なのかがぐっとわかりやすくなります◎

 

3.交渉やお詫びは、電話でフォロー

「交渉のメールは、作成にも時間がかかってしまいます…」と悩んでいた下平。

それに対するEmiのアドバイスは、
「交渉やお詫びについては、メールよりも電話やお会いしてお伝えするのがベスト！」ということ。

お相手の表情や声のトーン、空気感を読み取ることがその後の仕事をスムーズに進めるためにはとても大事なので、電話やできれば直接お会いできる機会を設ける。

メールですべて完結しようとせず、メールは電話の前に要点を伝えるものとして送る。

お相手との関係性や内容によって、伝え方を選ぶことが大事と伝えていました。

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